As Assembleias Gerais são um pilar essencial da governança cooperativa, pois são nessas reuniões que os associados decidem os rumos da cooperativa e deliberam sobre resultados e demonstrativos financeiros, atuando de fato como os donos do negócio.
A governança cooperativa é um modelo de gerenciamento estratégico baseado nos valores e princípios cooperativistas.
O conjunto de práticas éticas visa a garantir a sustentabilidade da gestão em consonância com os interesses dos cooperados.
Essas boas práticas auxiliam na promoção da eficiência socioeconômica da cooperativa, assegurando transparência na gestão, igualdade no tratamento e prestação adequada de contas.
E ainda imprimem credibilidade às relações entre a cooperativa e os cooperados.
A Assembleia Geral – que pode ser Ordinária (AGO) ou Extraordinária (AGE) – é um órgão soberano onde todos os cooperados exercem o direito ao voto, garantindo legalmente a democracia interna de uma instituição cooperativa.
As deliberações valem para todos os cooperados, ainda que ausentes da reunião ou discordantes das propostas discutidas e votadas.
Nas cooperativas singulares, um associado é igual a um voto, independente da cota que possui. Já centrais, federações e confederações cooperativas podem optar pelo critério da proporcionalidade.
Neste artigo, vamos esclarecer os tipos de assembleia e mostrar pontos importantes sobre como realizar uma Assembleia Geral. Boa leitura!
Ordinária ou Extraordinária?
A Lei Cooperativista (5.764/71) define como Ordinárias as Assembleias Gerais que devem ocorrer até o final de março de cada ano e onde o Conselho de Administração apresenta o demonstrativo das sobras ou perdas apuradas, além do parecer do Conselho Fiscal.
Como Extraordinárias são categorizadas as assembleias que podem ocorrer sempre que necessário e deliberar sobre qualquer interesse da cooperativa.
Elas podem ser convocadas para tratar sobre temas como: reformas no estatuto, fusão, incorporação, desmembramento, mudança no objeto da sociedade, dissolução, entre outros.
Passo a passo para a realização de uma Assembleia Geral
- Convocação: A assembleia será convocada pelo presidente, por qualquer órgão da administração ou pelo Conselho Fiscal, mas pode também ser convocada pela união de um quinto dos associados.
- Publicidade: O prazo para publicidade do edital de convocação é de no mínimo dez dias antes da realização da assembleia. É necessário afixar o edital nos locais frequentados pelos associados, publicá-lo em jornal de circulação na área de atuação da cooperativa e comunicar os sócios individualmente através de circular. Também podem ser adotados outros meios de divulgação, mas os três ritos citados acima são exigidos por lei. O edital de convocação deve apresentar detalhadamente todos os itens que serão discutidos na assembleia.
- Quorum para início da assembleia: A assembleia será instalada em primeira convocação com dois terços dos associados presentes, metade mais um em segunda e em terceira chamadas, e com a presença de, no mínimo, dez associados em última tentativa.
- Quorum para as deliberações: Para as deliberações da Assembleia Geral Ordinária são necessários os votos da maioria dos associados presentes com direito a voto. A votação de maioria simples (metade mais um) é aceita tanto na Assembléia Ordinária quanto na Extraordinária, mas quando forem deliberados os assuntos exclusivos da Extraordinária, dois terços dos associados presentes têm que aprovar.
- Redação e aprovação da ata: A ata da Assembleia Geral Ordinária deve detalhar de forma clara a descrição exata do que foi deliberado (dia, horário, número de associados, contagem de votos e as ordens do dia), além de ser lida, aprovada, assinada pelo número de cooperados que o estatuto da cooperativa determina e ainda registrada na Junta Comercial.
A atuação do Conselho de Administração
Eleito pelos cooperados em Assembleia Geral, o Conselho de Administração (ou Diretoria) é o órgão colegiado encarregado de preservar os interesses dos associados e promover a perenidade da cooperativa.
Além disso, também deve proteger e valorizar o patrimônio e maximizar o retorno do investimento econômico e social dos associados.
Segundo o Manual de Boas Práticas de Governança Cooperativa do Sistema OCB, o Conselho de Administração deve formular as diretrizes estratégicas e aprovar o plano de execução e ter ainda as seguintes atribuições:
- Gerenciamento de riscos corporativos: instalando um comitê e mecanismos de identificação, prevenção, mitigação e contingenciamento;
- Gerenciamento de crises: instalando comitê ou sala e estabelecendo previamente os procedimentos a serem adotados em situações de crise;
- Sustentabilidade: implementando políticas que incorporem considerações de ordem econômica, social, cultural e ambiental na definição dos negócios e operações;
- Comunicação institucional: definindo a política de porta-vozes para eliminar o risco de contradições entre as declarações das lideranças da cooperativa.
Engajando os cooperados
Muitas cooperativas têm conseguido aumentar a participação dos associados nas Assembleias Gerais por meio de algumas ações.
Uma das iniciativas, por exemplo, é oferecer canais de comunicação para que os cooperados enviem propostas de temas a serem incluídos na ordem do dia.
A participação também pode ser estimulada entre os comitês de cooperados nas chamadas pré-assembleias, reuniões que contribuem para o amadurecimento das ideias e do processo de tomada de decisões, servindo ainda para divulgar as Assembleias Gerais.
Entre os objetivos das atividades pré-assembleares, além de permitir a discussão dos assuntos da Assembleia Geral propriamente, está o incentivo ao cooperado e a sua família ao desenvolvimento da consciência de coresponsabilidade em relação às decisões da Assembleia e, consequentemente, da cooperativa.
Por outro lado, a participação maior dos cooperados nas reuniões prévias ajuda na tomada de decisões mais conscientes e eficazes, otimizando a Assembleia Geral.
Outro ponto positivo é “municiar” o Conselho de Administração com informações e dados sobre as reais necessidades dos associados, permitindo um planejamento estratégico mais assertivo.
Considerações finais: Muito além do edital de convocação
O resultado das iniciativas de engajamento é visto não somente no aumento da representatividade dos cooperados na Assembleia Geral, mas também no estímulo à criação de um ambiente de valorização, motivação e comprometimento.
Esse ambiente contribui para uma atuação cada vez mais consistente do associado junto a sua cooperativa.
Os esforços neste sentido devem ir muito além do edital de convocação, incluindo na estratégia de comunicação com o cooperado mecanismos que estimulem o comprometimento, podendo ser utilizados novos veículos para isso – como a internet e as redes sociais, por exemplo.
O Sistema OCB recomenda que as atas das Assembleias Gerais sejam disponibilizadas de forma facilitada aos cooperados, seja em formato físico ou online.
Criar uma página na internet ou enviar por e-mail ou outro meio online estimulará o cooperado a acompanhar o que está acontecendo na cooperativa e, de fato, atuar como parte da associação.
“A Assembleia Geral é o ponto alto do exercício da democracia em uma cooperativa que, por si só, já representa uma forma democrática de organização de pessoas. É na assembléia que os cooperados debatem e influenciam diretamente, por meio do voto, as questões fundamentais da cooperativa. Portanto, para que o desejo dos cooperados seja de fato respeitado, é importante que a assembleia conte com grande participação do quadro social. O cooperado tem que se sentir parte de todo o processo também na hora da tomada de decisões, e não somente na hora de obedecê-las. Afinal, ele é dono da cooperativa.” – Ocesp (Organização das Cooperativas do Estado de São Paulo)
